Organisatiewijziging en inrichting informatie en onderwijssystemen

Op 6 juli is door het College van Bestuur de nieuwe organisatiestructuur is vastgesteld. Deze  is vertaald naar een inrichting voor de informatie en onderwijssystemen. In deze nieuwsbrief willen wij met name stil staan bij de wijzigingen en wat die betekenen voor het onderwijs en de begeleiding.

Als bijlage treft u het overzicht Sector – Team – Opleidingscluster aan. Elk niveau hebben wij voorzien van een code. Veelal zullen wij deze alleen op de achtergrond gebruiken, soms ontkomen we er niet aan om deze ook zichtbaar toe te passen. Verderop in dit document leest u hier meer over.

EduArte

Als eerste moet EduArte aangepast worden. Daar is men 7 juli met de voorbereiding gestart. U kunt daar nu al het eerste effect van zien:

Als u het onderdeel organisatie-eenheid opent ziet u de nieuwe organisatiestructuur. Om een en ander makkelijk te vinden hebben we er nummers bijgezet. Op dit moment kan je via die route nog geen studenten vinden.
Vervolgens zullen alle opleidingskaarten aan de nieuwe organisatiestructuur gekoppeld worden. Dat gebeurt op donderdag 9 en vrijdag 10 juli.  Op dat moment zal ook het digitale aanmelden bijgewerkt worden zodat potentiele studenten zich bij ons aan kunnen blijven melden.
Dat gebeurt vanaf  donderdagmorgen 16 juli tot en met dinsdag  21 juli. Dan zullen alle verbintenissen omgezet worden naar de nieuwe organisatiestructuur. Die dagen is EduArte voor niemand beschikbaar (geen diploma’s, OOK’s, POK’s etc mogelijk).
Vervolgens zal de studentenadministratie alle roostergroepen waar nog studenten in actief zijn overzetten naar de nieuwe roostergroepen en groepen zonder studenten afsluiten.
De systematiek van de nieuwe roostergroepen wordt niet gewijzigd. Maar wel wordt de domeinletter vervangen door de 2 letterige team code (zie bijlage).
In die dagen zullen ook alle medewerkers aan de juiste organisatiestructuur gekoppeld worden (op teamniveau) en de rechten opnieuw toegekend worden. U zult vanaf dat moment dus alleen dat zien wat u voor uw werk nodig heeft.
Alle onderwijsprodukten zullen ook gekoppeld moeten worden aan de nieuwe organisatiestructuur. Dit werk zal afgerond zijn voor de laatste vakantieweek.

Onstage

Na de wijzigingen in EduArte zal de leverancier Xebic de bestaande begeleidingsgroepen voorzien  van de nieuwe organisatiestructuur. Dit werk zal gereed zijn voor de laatste vakantieweek.

Its learning en nieuwe groepen:

In It s Learning kan het zijn dat docenten middels hiërarchie synchronisatie een groep aan een vak-ruimte hebben gekoppeld. Als een student geen lid meer is van een groep in Eduarte wordt ook dat lidmaatschap in Its Learning beëindigd en zijn dus de deelnemers niet meer gekoppeld aan de vakruimte.

Vanwege de organisatie verandering is het dus voor de continuïteit belangrijk dat docenten de hiërarchie synchronisatie bijwerken naar de nieuwe groepen en dat bij voorkeur voor de start van het schooljaar doen. Belangrijk daarbij is om eerst de nieuwe synchronisatie uit te voeren (koppelen en opslaan) en dan zo nodig de oude te verwijderen. Hoe u dit moet doen vindt u terug in de handleiding.

Studiemeter en nieuwe groepen:

In studiemeter is er alleen een koppeling tussen docent en groepen. Studenten zullen in studiemeter niks merken van de organisatie verandering. Belangrijk voor docenten is dat de nieuwe groepen in studiemeter wel opnieuw toegevoegd moeten worden. Hoe u dit moet doen vindt u terug in de handleiding.

Overige applicaties

Uiteraard zijn er nog veel meer applicaties waar de organisatie wijziging effect op heeft.
Exact, Basware, Youforce, caterina (reiskosten), mydavinci, ontrac, Xedule, AEOS (pasjes), netwerkrechten, equitrac (printmanagement), topdesk, academymanager, etc.

Waar dit effect voor jou heeft zullen wij hierover communiceren.

Voor vragen kun je het beste een mail sturen naar rvisser@davinci.nl

Voor het overzicht van de organisatieinrichting klik hier:

 

Bel ons Mail ons
Home Sluiten